ビジネス電話の基本マナー

ビジネスの電話応対で相手に好印象を持たれる話し方とは?

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電話応対を苦手にしている方は意外と多いものです。しかし、お客様や取引先との接点となる重要性を持っています。

電話応対が苦手だからといっていつまでも避けているわけにはいきませんので、電話応対で好印象を持たれるように慣れておきましょう。

電話では相手が見えないということも有り、気づかぬうちに投げやりな態度で対応してしまう方もいます。

声のトーンや話し方は、微妙に相手側に伝わるものです。顔が見えないというのは逆に雰囲気が伝わりやすいということも十分に承知しておきましょう。

「いつもお世話になっています」という最初の挨拶でも、いつもの流れのままに言っているのと心からの言い方の違いは、間違いなく相手に伝わります。

明るくハキハキとしていれば好印象でビジネスにもつながるとは思いますが、それだけではありません。

電話応対で好印象を持たれるポイントを以下に3点取り上げましたので、是非参考にしてさい。

印象を左右する高めの声

声の高さを意識したことはありますか?

冷静に考えれば誰でも理解できると思いますが、低くて暗い声よりは明るくて高い声の方が好印象なのは当たり前です。

ところが、低くて暗い声とまではいかなくても、知らず知らずのうちに低めの声になってしまっている場合も多々あります。

受話器を取っての第一声「○○でございます」は、努めて明るく高い声で応対してください。それだけで好印象の第一歩は踏み出せます。

実は、明るくて高い声で応対したその人だけでなく、そこで得られた好印象は会社全体の活気や職場の良い雰囲気というように相手に伝わります。

ですから、個人的に好印象を持たれると言うだけの意識ではなく、会社の受話器を取るというのは会社全体の印象に係わることと認識してください。

あまり高すぎるのも相手には聞き取りにくいでしょうから、いつも話すときよりも少し高めの声というのを意識してくれれば良いと思います。

とにかく明るく元気でやや高めの声です!!

声の大小は重要

前項でお話ししたように、明るく高めの声で応対するという意味は分かっていただけたと思います。

ただし、明るく元気で高い声だけではなく、声の大小もかなり重要です。まずは声の小さい方は十分な注意が必要です。

いくら仕事が出来る人でも性格の良い人でも、小さな声でぼそぼそっと話されれば暗い印象を持たれますしやる気が見えないと思われても仕方がないでしょう。

大声を出すということではありませんが、少なくても相手にきちんと伝わる声の大きさはビジネス上必須です。

声の大きさを意識すれば、必然的に明くるく元気に聞こえます。

ここでさらに注意が必要なのは大きすぎる声です。声が大きいのは元気さと紙一重ですが、あまりにも大きい声は聞き取りにくいだけでなく、周りの方にも大変迷惑がかかりマナー的にもどうかと思われます。

声が小さい方も大きすぎる方も、注意をしながら電話応対をしていても、電話が長くなったり話の内容に夢中になったりした際に、普段の声の大きさになってしまいがちです。

時々自分の声の大きさはどうだろう?相手はどう感じているだろうか?と意識してみることをオススメします。

話す速度を意識

電話の相手がかなり早口だった場合に、ちょっと聞き取りにくいなと感じたことがありませんか?

やはり早口で話された内容の相当量が聞き取れなかったという結果になりかねません。丁寧に話すことを意識しましょう。

相手が早口の場合は、ついつい連られてこちらも早口になってしまうことがありますので注意してください。

逆に、話すスピードが遅くゆっくりと話す方は、仕事が出来ないとか頭の回転が遅いとかの印象を持たれがちです。

丁寧に話すと言うことと話すスピードが遅いというのも、相手の印象はギリギリでどちらとも言えない状況だと思われます。

相手の話すスピードに合わせるというのが一番無難です。

電話応対で好印象を持たれるための3ポイントまとめ

このように、電話応対で好印象を持たれるためには、大きく分けて上記の3つのポイントがあります。

だからといって一概に「声の高さ」「声の大小」「話す速度」だけを気をつければ良いというものではないかもしれません。

相手が急いでいる、テキパキとした話し方を求めている、クレームの電話である、など状況に応じる必要は出てくる可能性があります。

しかし、上記した「声の高さ」「声の大小」「話す速度」の3原則を守りこれらを意識するだけで、大抵の電話応対では好印象を持たれると思います。

あなたが好印象を持たれることは、会社全体が好印象を持たれるということです。逆に、あなたの電話応対の印象が悪ければ、会社全体のイメージを損なうことにもなりかねません。

あとは慣れるだけです。積極的に電話に出て場数を踏んでいきましょう。

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